eHBA und SMC-B beantragen

01Zwei Karten, zwei Aufgaben

Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) gehört einer Person. Er weist nach, dass Sie zu einem bestimmten Gesundheitsberuf gehören, und ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur. Die Karte bleibt bei Ihnen, auch wenn Sie den Arbeitgeber wechseln.

Die Institutionskarte (SMC-B) gehört der Einrichtung, also dem Pflegedienst, dem Pflegeheim oder der Therapiepraxis. Sie meldet die Einrichtung in der Telematikinfrastruktur an. Ohne SMC-B können Sie Anwendungen wie KIM oder die ePA in der Einrichtung nicht nutzen.

In der Praxis brauchen Sie meist beide Karten. Die SMC-B steckt dauerhaft im Kartenterminal, der eHBA wird für Signaturen und personenbezogene Vorgänge genutzt.

02Der Weg über das eGBR

Ärztinnen, Zahnärzte und Apotheker beantragen ihre Ausweise über ihre Kammer. Für Gesundheitsfachberufe ohne eigene Kammer gibt das elektronische Gesundheitsberuferegister (eGBR) die Karten aus. Es ist bei der Bezirksregierung Münster angesiedelt.

Das betrifft unter anderem Pflegefachpersonen, Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie, Podologie und Hebammen. Das eGBR prüft Ihre Berufszugehörigkeit bzw. die Ihrer Einrichtung. Erst danach kann ein zugelassener Kartenanbieter die Karte herstellen. Grob läuft der Antrag so ab, die Einzelheiten unterscheiden sich je nach Anbieter.

• Antrag beim Kartenanbieter starten und Angaben zu Person oder Einrichtung machen
• Nachweise einreichen, etwa Berufsurkunde oder Zulassung der Einrichtung
• Prüfung und Freigabe durch das eGBR abwarten
• Identität nachweisen, je nach Anbieter auf unterschiedlichen Wegen
• Karte empfangen und nach Anleitung des Anbieters freischalten

03Identifizierung und Unterlagen

Für den eHBA müssen Sie Ihre Identität nachweisen. Welche Verfahren angeboten werden, hängt vom Kartenanbieter ab. Üblich sind etwa ein Nachweis in einer Filiale, mit dem Online-Ausweis oder per Video. Prüfen Sie vor dem Antrag, welche Möglichkeit Ihr Anbieter vorsieht.

Halten Sie Ihre Berufsurkunde und einen gültigen Personalausweis bereit. Für die SMC-B brauchen Sie Angaben zur Einrichtung, zum Beispiel das Institutionskennzeichen. Wer die Unterlagen vorab vollständig zusammenstellt, vermeidet Rückfragen.

04Laufzeit und Folgeantrag

eHBA und SMC-B sind in der Regel fünf Jahre gültig. Das genaue Ablaufdatum steht auf der Karte bzw. in den Unterlagen Ihres Anbieters. Nach Ablauf funktioniert die Karte in der Telematikinfrastruktur nicht mehr.

Stellen Sie den Folgeantrag deshalb rechtzeitig vor dem Ablaufdatum. Prüfung, Identifizierung und Versand brauchen Zeit. Tragen Sie sich das Datum in den Kalender der Einrichtung ein, damit der Wechsel nicht an einer Person hängt.

05ECC-Umstellung: was jetzt gilt

Die Telematikinfrastruktur stellt ihre Verschlüsselung von RSA auf das Verfahren ECC um. Seit dem 1. Januar 2026 werden nur noch ECC-Karten hergestellt. eHBA und SMC-B mit RSA ließen sich bis zum 30. Juni 2026 nutzen.

Auch die Gerätekarte im Kartenterminal (gSMC-KT) ist betroffen. Mit RSA kann sie bis zum 31. Dezember 2026 genutzt werden. Prüfen Sie also nicht nur Ihre Ausweise, sondern auch Ihre Kartenterminals.

• Sind alle eHBA und die SMC-B bereits ECC-Karten?
• Hat jede gSMC-KT in Ihren Terminals ein ECC-Zertifikat?
• Wann laufen die einzelnen Karten ab?

06Kosten und Unterstützung

Die Kosten für die Karten legen die Anbieter fest. Sie unterscheiden sich je nach Anbieter und liegen grob in einer Größenordnung von etwa 85 bis 110 € pro Jahr und Karte. Für Pflege und Heilmittel enthält die TI-Pauschale einen Zuschlag je eHBA: in der Pflege zwei je Einrichtung, bei Heilmitteln einen je Mitarbeitendem mit eHBA.

SANITA systems begleitet die Beantragung von eHBA und SMC-B über einen Partner. Laut unserer Preisliste beginnen die Karten bei 7 € (eHBA) und 6,44 € (SMC-B) netto im Monat. Wir helfen bei den Unterlagen und richten die Karten nach dem Eintreffen mit Ihnen ein.